Une réunion, le 2 mars dernier a été l’occasion de faire le point avec l’administration. Compte-rendu avec recul :
La séance est présidée par le secrétaire général (SG) entouré du conseiller diplomatique du Gouvernement (CDG) chargé du bilan des postes de présence diplomatique (PPD), de la nouvelle directrice générale de l’administration et de la modernisation (DGAM), du sous-directeur de la politique des ressources humaines (RH1) et de deux chargés de mission. La CFDT-MAE est représentée par Anne Colomb et Thierry Franquin à Paris et Stéphane Basse à Nantes. .
Les PPD s’appuient sur le principe d’universalité du réseau
En préambule, le SG rappelle que les 25 postes de présence diplomatique ont été mis en place pour permettre un redéploiement, dans un cadre réduit, des moyens du Département vers les nouvelles géographies où le MAEDI doit être présent, tout en conservant l’attachement au principe de l’universalité du réseau. La question posée a donc été celle de savoir si on pouvait mettre en place, de manière intelligente et utile, une forme de présence allégée dans certains pays. Il rappelle que la 1ère vague (Brunei, Cap-Vert, Erythrée, Guinée-Bissao, Honduras, Jamaïque, Kirghizstan, Libéria, Népal, Papouasie-Nouvelle-Guinée, Tadjikistan, Trinité et Tobago, Zambie) concerne plutôt des tout petits postes avec un effectif de 4 à 5 agents tandis que la seconde (Botswana, Fidji, Moldavie, Monténégro, Namibie, Nicaragua, Paraguay, Salvador, Seychelles, Soudan du sud, Suriname, Turkménistan) porte sur des postes avec un format un peu plus important. Il précise que cette méthode souple a été mise en place également par d’autres partenaires.
Un retour d’expérience apprécié mais tardif
Dans ce cadre, le CDG a été chargé d’accompagner et de mieux calibrer les changements de la seconde vague mais aussi – notamment au travers du retour d’expérience des chefs de poste et des agents – de revoir l’ensemble du dispositif et de mettre en place les mesures concrètes validées par le Conseil de direction. Le SG salue le bilan remarquable effectué par le CDG qui rappelle que le rapport rend bien compte des appréciations, des difficultés et des modes de fonctionnement évoqués par les ambassadeurs de la 1ère vague ainsi que par les « régisseurs » (nota bene : nouveau terme des agents C polyvalents). Il indique que cela a également favorisé le dialogue avec la DFAE, la DAF et la DSI.
La CFDT souligne, à l’instar d’autres organisations syndicales, la qualité du travail effectué par le CDG dont le rapport apparaît non seulement très complet mais aussi exprimant un ton libre et transparent. Toutefois, la CFDT regrette qu’une seconde vague de 12 PPD ait été lancée de manière hâtive et prématurée sans attendre les conclusions du bilan de la 1ère vague.
Confirmation du « sur mesure » pour l’ensemble des PPD
- « Sur mesure » et compétences maintenues ou élargies
Le Secrétaire général indique qu’à la lumière des premiers retours de la 1ère vague des PPD, le dispositif a été adapté afin qu’il n’y ait pas du « prêt-à-porter » pour tout le monde mais bien du « sur mesure » pour chaque poste. En outre, l’activité culturelle des PPD, pratiquement partout, a été maintenue sous la responsabilité du représentant de l’alliance française. En matière économique, certains postes se sont vu doter d’un agent ADL ou d’un VI chargé de ces questions, ce qui ajoute des compétences nouvelles à la disposition des chefs de poste.
- Abandon du format unique (1A+1C) et relèves des C polyvalents par des B
Le CDG explique que le rapport confirme que le calibrage défini pour la 1ère vague des PPD était beaucoup trop étroit : il ne tenait pas assez compte de la qualité du réseau Internet, d’une part, et était trop optimiste quant à la disparition de la comptabilité publique, d’autre part. A la demande des ambassadeurs, ont été affectés des secrétaires de chancellerie plutôt que des agents C à la fois pour des raisons de binômat, d’intérim du poste en tant que chargé d’affaires mais aussi d’accès à la qualité de diplomate (passeport diplomatique). Il ressort également de cette étude qu’il convient d’avoir des recrutés locaux assistants d’un niveau suffisant, notamment en matière économique et de ne pas envoyer de volontaires internationaux (VIA) dans les pays difficiles. Pour la 1ère vague, les effectifs RL ont légèrement été revus à la hausse et certaines corrections ont pu être apportées. Pour la 2ème vague, le format retenu au début 2015 a été le suivant : ambassadeur + chargé d’affaires + régisseur (C) même s’il existe également des postes au format plus conséquent.
- Fermeture estivale et pays « à touristes »
Le CDG rappelle que le sujet de préoccupation majeure des agents concerne la continuité du service public. A cet égard, la circulaire de juillet 2015 a donné la possibilité de fermer, pour quelques semaines, l’ambassade. A l’occasion du drame népalais, est ressortie la problématique des pays à touristes (pour la 1ère vague : le Népal et le Cap-Vert, pour la seconde : les Seychelles et en été le Monténégro).
- Expérimentation en matière informatique et numérique
La DSI expérimente en matière informatique : il existe des petits postes en Afrique qui ont gardé leur serveur pour des raisons évidentes de sécurité. C’est aussi une expérimentation de la dématérialisation des pièces comptables et de tout le consulaire numérique (régionalisation du réseau et des postes de rattachement).
Pour l’administration, le dispositif « marche »
Le SG rappelle les trois éléments clés qui caractérisent aujourd’hui les PPD : le dispositif fonctionne, des corrections ont été apportées (relèves de C par des B) et les mesures mises en œuvre pourront être étendues aux postes non PPD : dématérialisation et aspect d’appui régional comme d’autres ministères le font déjà. Pour le Conseiller diplomatique, certains ambassadeurs de la 1ère vague ont pu considérer le fait que le passage au format PPD était une punition ou une humiliation. Au contraire, les nouveaux ambassadeurs PPD apprécient d’avoir plus de liberté et d’être moins dans les lourdeurs administratives. Il n’est pas rare de voir des ambassades allemandes ou anglaises, sans compétence « visas », fonctionner avec deux expatriés. Chacun calibre sa présence diplomatique par rapport à ses propres enjeux dans le pays. La réalité, c’est que pour les autorités locales cela ne change pas grand-chose, sauf peut-être en matière de visas.
La CFDT souligne le besoin d’anticipation et de prise en compte du réel
La CFDT souhaite faire part à l’administration de quelques pistes de réflexion à la lecture du rapport du CDG mais aussi des remontées transmises par nos correspondants à l’étranger. Car au-delà de la forte implication des hommes et des femmes de ce ministère, la CFDT retient deux éléments déterminants pour la bonne mise en place des PPD : la nécessaire anticipation d’une part et la prise en compte du réel d’autre part.
- L’anticipation : Il apparaît peu opportun de transformer le poste au format PPD au moment même des relèves: l’équipe sortante n’est pas toujours motivée tandis que l’équipe entrante subit une situation à laquelle elle n’a pas été associée. La CFDT préconise le recalibrage du poste, quelques mois en amont – au 1er janvier par exemple – afin de mieux préparer la transition par l’équipe sortante et sous le contrôle étroit de Paris et de Nantes.
Pour ce faire, la CFDT suggère la venue systématique d’une mission sur place de l’inspection ou de la DGA au moment où la transformation entre dans sa dernière ligne droite et qui pourrait dresser un inventaire des questions de télécommunications, de licenciements, des archives, de budget, de communauté française, de dimension immobilière, de sécurité, de la Résidence, de dialogue avec les autorités locales et d’articulation avec le poste de rattachement, notamment.
- La prise en compte du réel
Cette notion est directement connectée à la question des missions dans un PPD, qui sont effectivement censées être réduites. Il reste qu’à l’usage, la réduction des moyens et du format n’agit pas mécaniquement sur le réel.
– En matière de télécommunications et son impact budgétaire (téléphonie, internet, stations « Itinéo ») : il est singulier que DSI retire les moyens existants (Eole) sans se soucier de savoir si le poste peut fonctionner sans standard, sans VSAT et sans internet digne de ce nom. Il est à noter, au passage, qu’il y a en réalité peu ou pas d’économie pour le Département. L’économie sur la VSAT, budget DSI, est largement réduite par les coûts téléphoniques et d’abonnements à une ligne internet haut-débit, budget DAF/MPE.
– En matière consulaire et de sécurité : la CFDT fait remarquer que le « consulaire résiduel » est bien souvent plus mobilisateur en temps et en énergie que le consulaire « du quotidien ». En effet, les PPD sont toujours chargés de la protection consulaire de proximité des Français de passage (délivrance de laissez-passer) et de rassurer les familles affolées qui sont sans nouvelles de leurs proches, des adoptions, des bureaux de vote en 2017 et continuent de recevoir des demandes de recouvrement de créances hospitalières. Les PPD établissent aussi des certificats de vie et visitent également les prisonniers.
En général l’information est donnée en amont à la communauté française. Encore faut-il accompagner cette transition, traiter les pétitions (souvent relayées au niveau des élus) et mettre en place, au préalable, les mécanismes de substitution pour le poste de rattachement, déjà très souvent submergé et pour lequel la gestion des publics consulaires relève parfois d’un autre espace linguistique. S’y ajoutent, pour certains PPD ayant une frontière maritime, les affaires maritimes.
– En matière d’affaires politiques et de diplomatie économique qui représentent le « cœur de métier » des PPD, il faut savoir qu’en plus de l’analyse politique, les commandes du Département continuent à affluer : candidatures françaises dans les postes multilatéraux (OMS) et démarches diverses dans bien des domaines diplomatiques et actions à entreprendre au titre de « Goût de France », d’ambassade verte, de la mise à jour du site internet, de l’ouverture d’un compte twitter, etc. La COP21 a été, également, très mobilisatrice.
La CFDT recommande des réunions d’information pour sensibiliser les directions politiques à la réalité des ressources réduites des PPD. La CFDT constate que les directions géographiques n’ont pas forcément conscience de la réduction de ces moyens.
– En matière de personnel et de continuité du poste : Les informations transmises par la DRH nous l’indiquent et cela est confirmé aujourd’hui par le CDG, il est souhaitable de doter les PPD d’un agent B ou A pour nourrir l’équilibre de l’échange, de la réflexion interne et de l’action du poste mais aussi pour fonctionner en mode chargé d’affaires. En attendant ces transformations de postes de C en B, qui ne seront effectifs qu’au moment des relèves, il n’existe donc pas de vis-à-vis politique, ni de chargé d’affaires quand l’ambassadeur est hors du pays. Quand l’agent C est lui aussi absent, l’ambassade est fermée. C’est une thématique qui frappe plusieurs PPD de la première vague ; il semblerait qu’on en tienne compte pour la seconde. Enfin, il serait souhaitable qu’une attention particulière soit portée sur le dialogue social, sur la formation, sur les agents C polyvalents en termes de carrière et de rémunération et sur les sujétions particulières propres à un PPD pour les recrutés locaux ainsi que pour le poste de rattachement.
Réponses de l’administration et principaux points soulevés en séance par les OS
- Sur le caractère hâtif et prématuré de la seconde vague : Le Secrétaire général souligne que la seconde vague a été très étudiée et qu’elle a fait l’objet de beaucoup d’itérations. Il est donc inexact de dire qu’elle a été lancée de manière hâtive.
- Sur l’anticipation en matière consulaire et comptable et la nécessaire préparation avec le poste de rattachement : Pour le CDG et en ce qui concerne les bascules consulaires, cela incombe, effectivement, à l’équipe descendante à qui il revient de fermer la section. En matière comptable, dont DAF/2 indique la forte contrainte de calendrier, il existe deux écoles. Si le basculement est effectué par l’équipe sortante, il existera la tentation pour cette dernière de passer sous silence certaines opérations et si c’est l’équipe montante, elle devra impérativement s’assurer d’avoir bien récupéré toutes les factures en attente et d’avoir déménagé dans les nouveaux locaux. Quelques agents initialement affectés sur des fonctions de secrétariat d’ambassadeur et nommés régisseurs lors du passage au format PPD ont pu être désagréablement surpris. En réalité, ce sont les RL qui effectuent ce travail et le format prévu de l’équipe du PPD soit 1A, 1B et 1C ou 1A, 1B et 2/3 RL est suffisant pour assumer les tâches de comptabilité. Quant à la préparation avec les postes de rattachement, le CDG constate qu’elle n’a pas toujours été formidable lors du lancement de la 1ère vague. Il illustre son propos en citant le cas des demandeurs de visa Papous obligés d’aller en Australie pour présenter leur dossier alors qu’ils ont également besoin d’un visa pour entrer sur le territoire australien. Entre-temps, d’autres postes de la région ont pu délivrer des visas aux Papous. Avec l’accord du poste de Port Moresby, l’administration est en train de revoir le dispositif de rattachement.
- Sur la prise en compte du réel : le consulaire « résiduel », le « cœur » de métier, la rémunération et la formation des personnels et le dialogue social en poste : L’expression « consulaire résiduel » fait référence à la DFAE qui recense les pièces délivrées et normées (passeports, CNI, visas…). Le réel, c’est qu’il y a des Français en difficulté que les collègues en poste doivent gérer. Le consulaire résiduel peut être extrêmement lourd et chronophage, c’est ce qui avait été anticipé sur le Népal où le poste de Katmandou bénéficie d’un RL qui est chargé de la protection de nos compatriotes. C’est une fonction qui doit être assurée dans tous les cas et cela concerne aussi le devoir d’assistance aux ressortissants européens des pays membres de l’UE. Sur le « cœur de métier » et les démarches et les actions à mener : si un poste estime ne pas être en mesure de les réaliser, il faut vraiment qu’il refuse car cette possibilité est inscrite dans la circulaire du Secrétaire général. Chaque poste PPD étant différent, il est tout de même intéressant qu’il soit associé à tout ce qui se passe et reçoive les commandes. L’information arrive aux PPD à qui il revient de faire le tri, sans aucune hésitation. Pour conclure, le Secrétaire général souligne qu’il existe une différence entre ce qui est demandé aux PPD et les autres postes : il existe d’une part un plan d’action simplifié et d’autre part « un ambassadeur a la faculté de dire non ». Pour la rémunération des agents affectés dans les PPD, la DAF en tient compte, depuis le mois de janvier, à travers l’augmentation des IRE des pays concernés ( cela fait référence au reclassement annuel des IRE par la DAF). Pour les postes de la seconde vague, cela sera réalisé en 2017. Le dialogue social est important pour le management de la petite équipe et cela a été souligné, d’ailleurs, par plusieurs ambassadeurs. A ce sujet, les minutes du DSP de certains postes sont à transmettre utilement aux agents entrants, lors des relèves. Quand les postes tiennent et organisent les réunions sociales obligatoires cela permet de faire un brainstorming et d’aménager leur organisation et leur mode de fonctionnement de manière sereine.
- Sur une éventuelle extension du dispositif des PPD: A ce stade, le SG indique qu’il n’est pas prévu de 3ème vague de transformation de postes en PPD. Par contre, il est envisageable d’étendre à des postes non PPD des méthodes nouvelles développées dans le cadre de ce nouveau dispositif comme celles des simplifications administratives et comptables.
- Sur la qualité des chefs de poste de PPD : Le SG souligne que cela ne concerne pas forcément des ambassadeurs expérimentés mais aussi des jeunes chefs de poste ayant exercé des fonctions d’encadrement. Ces profils sont bons et ils sont capables d’emporter une équipe dans des conditions qui se situent hors des sentiers battus. Pour les meilleurs d’entre eux, cela peut constituer un très bon premier poste et tout cela sera regardé de près par le comité de sélection. La DGAM précise, en matière de ressources humaines, que les chefs de poste doivent avoir, comme qualité première, envie d’exercer ces fonctions dans un contexte très particulier, comme cela est le cas pour un certain nombre de chefs de poste actuels qui y trouvent intérêt et parfois plaisir. Les ambassadeurs doivent être des hommes-orchestres avec une équipe réduite très mobile et extrêmement réactive. Ils doivent être capables de jouer sur une gamme étendue de compétences et en prise directe avec l’ensemble des sujets, que ceux-ci soient consulaires, culturels ou comptables.
- Sur la valorisation de l’expérience en PPD : La DGAM estime qu’en dehors du chef de poste, il convient pour les autres agents de catégorie A, B ou C – et la DRH l’a bien à l’esprit – que cette expérience soit reconnue et valorisée. Elle le sera dans le cadre de l’individualisation des parcours mis en place afin de prendre en compte la richesse des parcours de chacun des agents. Cela constituera un élément important qui sera pris en considération lorsqu’un agent fera un vœu pour la transparence étranger ou centrale.
- Sur les économies réalisées et la mise à disposition d’un bilan financier : Le CDG précise, en ce qui concerne les économies réalisées par le nouveau format PPD, que le gain, pour le ministère, est bien en termes d’effectifs (ETP) et de masse salariale et non pas en crédits de fonctionnement. En ce qui concerne les effectifs des PPD, on a supprimé autant de postes d’expatriés G2, G3 et G4 que de postes de RL. Le bilan budgétaire se trouve donc bien là et non en dépenses de fonctionnement qui, elles, n’ont quasiment pas baissé à cause du recours à l’externalisation (notamment la colocalisation des locaux avec l’Union européenne ou avec un pays membre de l’Union). La DGAM est tout à fait favorable à la remise d’un tel tableau lors du prochain CTM et de pouvoir échanger sur ce thème avec les organisations syndicales.
- Sur l’information des élus et l’extension des agences consulaires : Les élus et les sénateurs de l’étranger suivent la question des PPD de très près. Début 2015, le regard des élus représentants des Français à l’étranger se portait plutôt sur le consulat général d’Edimbourg (pm. poste transformé en consulat d’influence). Les élus d’Amérique latine sont très présents car parmi les postes PPD, c’est au Paraguay que l’on rencontre la plus forte communauté française (1 500 Français inscrits dont 47% de binationaux), d’où le choix de garder 3 RL assistants. Les élus sont naturellement enclins à demander la présence supplémentaire de consuls honoraires. Augmenter les agents consulaires n’est pas forcément la solution sachant que l’ambassadeur d’un PPD et son équipe doivent pouvoir distribuer les documents demandés comme il est prévu dans le cadre de leur mission. Un archipel avec des îles éloignées et pas d’accès facile justifie, quand il y a des touristes, la présence d’un consul honoraire qui permet de résoudre déjà pas mal de problèmes d’urgence avant que le poste ne soit impliqué.
- Sur l’idée de régionalisation : L’idée de régionalisation est importante et c’est vers le cadre régional qu’il faut se tourner tout en ayant en tête qu’il n’y a pas que des grands postes régionaux (ex : Panama, Sainte-Lucie). Le consulat à Johannesburg est redevenu CG, ce qui montre comment la DFAE peut redéployer ses personnels.
- Sur la formation des agents affectés en PPD: Pour DAF/2, les formations ont déjà été faites, cela est acquis. C’est plutôt les formations de la DCP et de la DSI qu’il convient de mettre en avant avec les nouveaux partants. Au niveau de la formation, il est prévu des actions très pratiques et techniques, en particulier au moment de la conférence des ambassadeurs. Il existe un besoin de formation de la DCP en faveur des agents expatriés sur le sujet des sites internet. Il existe des pays PPD où l’actualité ne permet pas de nourrir convenablement un site internet. En revanche, pour d’autres, cela est possible, y compris pour alimenter les réseaux sociaux. Il faut également que la DSI prévoie une formation au niveau de la manipulation des appareils et des outils informatiques pour que les agents sachent correctement s’en servir.
- Sur les missions de renfort et les pays « à touristes »: Les missions de renfort ne concernent que des postes à touristes où le schéma PDD est inférieur à trois expatriés. Dans les autres, l’ambassadeur peut mobiliser une équipe compacte d’agents expatriés incluant le directeur de l’alliance française et dans deux postes africains, le CSO qui peuvent rendre des services. RH2 doit faire une note diplomatique pour demander les calendriers de congés et étudier les demandes éventuelles de missions de renfort sachant que certains pays sont déjà fléchés comme potentiellement demandeurs car il existe un vrai besoin. Il s’agit notamment des pays où la fréquentation touristique est forte et où il convient d’être particulièrement vigilant (tourisme aisé aux Seychelles ou plus populaire au Cap-Vert).
- Sur les problèmes de sécurité : La sécurité reste un point de vigilance mais cela était déjà le cas, avant la mise en place des PPD, dans des pays où les autorités locales ne sont pas toujours à la hauteur et où l’environnement ou l’isolement reste tout de même un souci. Pour les 3 pays qui se sentent en insécurité, il a été trouvé des solutions (CSO et immobilier).
- Sur les problèmes d’informatique et de communications : Un RL peut avoir un Itinéo pour gérer les rendez-vous du chef de poste et aussi utiliser, tout comme les VI, les stations Internet de l’ancien poste (non sécurisées mais protégées avec un antivirus) afin d’effectuer d’autres tâches. On a enlevé les VSAT, ce qui constitue un réel problème pour les postes. Le RL comptable, hors connexion, peut faire ses premières saisies dans Itinéo avant de donner la tablette au secrétaire de chancellerie, qui, étant régisseur, vérifiera et validera, ce qui fera beaucoup moins d’écritures dans le mois.
- Sur les postes de rattachement : Le CDG précise qu’en ce qui concerne le soutien nécessaire des postes de rattachement et la réduction des effectifs, oui effectivement, c’est le moment d’établir une cartographie régionale et de voir s’il existe des demandes à ce sujet. En tout cas, cela ne coûte pas cher au poste de rattachement d’organiser des tournées consulaires qui ne demandent simplement que du temps et donc de la ressource humaine plutôt que des dépenses budgétaires. Les communautés françaises concernées ont compris qu’il n’était pas utile de maintenir un dispositif permanent sur place pour quelques délivrances consulaires. Il est suffisant, une fois par trimestre, qu’un agent du consulat de Johannesburg passe dans un des PPD dépendant de sa circonscription consulaire, 24 ou 48 heures sur place, afin de traiter ces demandes. Il y a d’autres pays, en revanche, où cela reste plus compliqué.
- Sur les visas long séjour et les visas DROM-CTOM : Le CDG admet que reste un problème « dur » les visas long séjour et les visas, très peu sécurisés, des Départements et Régions d’Outre-Mer – Collectivités et Territoires d’Outre-Mer. A cet égard, le Suriname gardera sa section consulaire tant que l’on n’aura pas trouvé un système pour rentrer en Guyane et prendre l’avion à Cayenne. Cela ne sert à rien que le Consulat des Pays-Bas à Paramaribo vous donne le visa Schengen pour la France si vous ne pouvez pas rentrer en Guyane. Il convient de réfléchir à une approche pour les DROM et les CTOM, comme cela est signalé dans le rapport. Pour les visas long séjour, on commence à trouver des solutions et cela peut aller de l’itinérance des moyens de captation aux systèmes groupés comme en Amérique latine et centrale (lycées français).
En annonçant la fin du « prêt à porter » pour du « sur mesure », le Secrétaire général a confirmé l’aménagement du dispositif des PPD tant pour les postes de la première vague que ceux de la seconde. Le sacro-saint format uniforme 1A + 1C, mis en place dans les premiers postes de présence diplomatique, n’est plus la norme et bon nombre de ces postes verront, lors des relèves, la transformation du poste de C polyvalent en emploi de catégorie B. Par ailleurs, la CFDT milite pour un format « ABC » dans les PPD qui le nécessitent (création d’un poste supplémentaire). Tout en soulignant la qualité du rapport présenté par l’administration, la CFDT regrette que le bilan de la première vague n’ait pu être effectué plus tôt et en amont du lancement de la deuxième, ce qui aurait permis d’abréger la période d’expérimentation et de tâtonnements notamment en matière consulaire et de communications. La CFDT note, avec satisfaction, qu’aucune troisième vague de PPD n’est prévue pour le moment mais restera vigilante sur une éventuelle étendue du dispositif et au-delà sur la volonté affichée par l’administration de régionalisation de notre réseau diplomatique et consulaire.