La CFDT-MAE vous propose de revenir sur le groupe de travail GPEEC consacré à la direction des archives (AR). Cette réunion, organisée dans le cadre du dernier cycle de rencontres portant sur l’évolution prévisible des « métiers » et des besoins en compétences, d’ici 5 à 10 ans, des grandes directions « employeurs » du ministère (DAF, DCP, DFAE, DGM, DGP, DIL, DRH, DSI et DUE), est présidée par la directrice générale de l’administration et de la modernisation (DGAM) entourée du directeur des archives. La CFDT-MAE est représentée par Anne Colomb et Thierry Franquin.

• Présentation de la fonction des archives du Ministère

Domaine fonctionnel « archivistique » et métiers exercés

Le domaine fonctionnel « archivistique » regroupe l’ensemble des fonctions de gestion des archives courantes et intermédiaires dans les services producteurs ainsi que celles relevant des missions d’un service public d’archives : contrôle de la conservation des archives courantes et intermédiaires, collecte des documents, conservation, inventaire, communication au public, valorisation et étude. La fonction archivistique comprend notamment les métiers de responsable de CAD (centre d’archives et de documentation) et de gestionnaire courrier et archives courantes, de directeur et de chef de département des archives, de conservateur du patrimoine, de documentaliste, de responsable de fonds, d’assistant ressources, de magasinier et d’agent chargé du classement et de la gestion des archives, de médiateur culturel, de photographe, de relieur-restaurateur et, d’une manière plus générale, tous les métiers rattachés aux emplois-types de techniciens d’art et du patrimoine.

Les missions de la direction des archives

La direction des archives est l’administration des archives du ministère de l’Europe et des affaires étrangères et conserve les originaux des engagements internationaux de la France. Elle est chargée du contrôle des archives courantes et intermédiaires, quels que soient leur forme et leur support, de l’administration centrale, des postes diplomatiques et consulaires et des établissements placés sous l’autorité du Département et prépare les instructions concernant la gestion de ces archives. Elle assure le tri, le classement, l’inventaire, la conservation et la communication dans les centres de La Courneuve et de Nantes des archives intermédiaires et définitives émanant de ces services et organismes, des archives privées qui lui sont remises ou sont acquises par le ministère à titre de don, de legs, de cession ou de dation ainsi que des archives des organismes internationaux qui sont confiées à la France après la liquidation de ces organismes. Elle conserve la bibliothèque du ministère et produit et conserve des cartes géographiques. Elle conduit des actions d’ordre scientifique, pédagogique et culturel dans le domaine des archives et publie des documents diplomatiques français et des livres ayant trait aux archives diplomatiques. La direction représente le MEAE à la commission internationale pour le service international de recherches et dans les institutions internationales compétentes en matière d’archives et est chargée des recherches documentaires historiques ainsi que de la conception et de la gestion des bases de données appropriées.

Fonction support interne de la direction

Ce qui distingue la direction des archives du Ministère des autres directions d’archives est la fonction support à l’égard des autres services du ministère et des postes à l’étranger auxquels elle procure une aide technique quasi quotidienne, sous la forme de conseils en matière d’organisation de la production documentaire, et met à disposition des ressources documentaires indispensables à l’activité diplomatique. Pour ces différents aspects elle est principalement en relation avec la direction générale de l’administration et de la modernisation (directions des ressources humaines, des moyens des postes, de l’informatique, des immeubles et de la logistique, de la valise diplomatique et des affaires générales à Nantes), avec la direction des affaires juridiques (mission des accords et traités) pour la gestion des traités en vigueur, en particulier pour les traités multilatéraux dont la France est dépositaire, et en lien – à renforcer – avec la DGM pour le domaine culturel.

Coordination interministérielle et partenariats

Les activités strictement archivistiques s’inscrivent dans le cadre de la coordination interministérielle assurée par le comité interministériel des archives de France (CIAF) animé par le directeur général des patrimoines du ministère de la Culture. Cette coordination est particulièrement développée dans le domaine des archives électroniques puisque le MEAE participe au « GIP VITAM » (Valeurs Immatérielles Transférées aux Archives pour Mémoire), programme destiné à développer un socle d’archivage électronique réutilisable par les administrations, piloté par le secrétariat général pour la modernisation de l’action publique (SGMAP) et placé sous l’autorité du Premier ministre. Un partenariat existe également avec la Bibliothèque nationale de France pour la numérisation des ouvrages dans le cadre de GALLICA. Par ailleurs, la direction des archives entretient des relations avec les ministères de l’Education nationale (rectorats de Créteil et de Nantes) et de la Recherche (université).

Organisation des services

La direction des archives (AR) est installée principalement sur le site de La Courneuve et à Nantes et comprend quatre services : le département des archives (AR/ARCH), le département de la bibliothèque (AR/BIB) dont une des deux salles de lecture se trouve au Quai d’Orsay, le département des publics (AR/PUBL) et le centre des archives diplomatiques de Nantes (AR/CADN). Pour mémoire, la direction des archives n’exerce qu’un simple contrôle sur la gestion des archives des postes diplomatiques et consulaires.

Une direction qui bénéficie de l’apport d’agents extérieurs

La fonction archivistique comprend, en effectifs physiques, un peu moins d’une centaine d’agents dont 61% de personnels du MEAE et 39% d’agents en provenance de l’extérieur. Tous statuts confondus, la direction compte plus de la moitié d’agents de catégorie C (53%), 9% de catégorie B et 38% d’agents de catégorie A. Parmi ces derniers – dont les trois quarts appartiennent à un corps interministériel – on recense la présence de 14 conservateurs du patrimoine (gérés par le ministère de la Culture), 11 chargés d’études documentaires (gérés par le ministère de l’Ecologie) et 2 ingénieurs des travaux géographiques et cartographiques de l’Etat (gérés par le ministère du Développement durable).

• GPEEC de la fonction archivistique du Ministère

Les compétences actuelles

La direction indique que les savoirs nécessaires et les compétences développées par les agents concernent, en fonction de leur métier et de leur secteur d’activité, la maîtrise de connaissances historiques en matière de relations internationales et d’histoire du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, l’expertise et la mise en œuvre de techniques archivistiques et documentaires, de techniques de conservation, de valorisation du patrimoine et de logistique ainsi que des capacités relationnelles et de conseil avec le public (accueil et orientation).

Les évolutions technologiques, réglementaires et sociales récentes

Pour la direction des archives, les évolutions technologiques récentes et le changement des attentes du public ont eu une incidence certaine sur l’exercice des différents métiers. Aujourd’hui, les agents des archives continuent à s’adapter aux changements induits par la mise en place de l’administration électronique et de la transition vers le numérique (augmentation des flux de documents, dispersion des modes de circulation des documents, augmentation des supports volatils, rupture de l’unité matérielle des dossiers) et à répondre au défi posé par la nécessité d’assurer la conservation pérenne d’une partie de cette production documentaire dématérialisée. De même, l’évolution de la législation archivistique concernant les relations entre l’administration et le public, la nécessité de mettre à disposition des ressources documentaires en ligne comme le font les autres services d’archives publics en France et à l’étranger et l’intérêt porté au patrimoine imposent le développement des activités liées à ces domaines.

Le projet stratégique de la direction

Un plan d’action stratégique 2017-2020, validé par le Secrétaire général, a été défini par la direction des archives sur la base des défis suivants à relever :

– l’impact sur les équipes du plan de rapatriement des archives des postes et des directions parisiennes (cf. point chiffré ci-dessous) alors que les obligations légales de la direction, en matière de communication au public, ont été renforcées et la question concomitante de la saturation, d’ici 2020, du centre des archives diplomatiques de Nantes est posée ;

– la mise en œuvre de SAPHIR (Système d’Archivage Pérenne pour l’Histoire, l’Information et la Recherche), déclinaison pour le Département du projet interministériel VITAM, dont la pérennisation et les évolutions futures demanderont le maintien de moyens conséquents. La direction des archives aura, en outre, à suivre le développement de nouveaux outils de communication tels que le portail internet et les inventaires électroniques. Ces évolutions informatiques et la mise à disposition de Diplomatie V2 auront nécessairement des répercussions sur le travail des CAD ;

– la poursuite des efforts de valorisation de l’important patrimoine archivistique même si, dans le contexte budgétaire actuel, il ne paraît guère possible d’envisager davantage qu’un maintien du niveau actuel.

Dans le cadre de son plan d’action, la direction a entrepris une réflexion sur les gains de productivité liés à son organisation et à ses ressources humaines et budgétaires. Cette réflexion englobe la problématique des salles de lecture, premier contact du public avec le ministère, dont le fonctionnement demande à être largement revu et adapté aux contraintes de personnel et aux nouvelles contraintes légales en matière de communication, dans un contexte où seulement 5 % des documents sont actuellement numérisés.

De même, les répercussions pour les CAD devront être examinées en fonction des évolutions en cours et des choix organisationnels. Contrairement aux idées reçues, un gros effort de réduction a déjà été réalisé ces dernières années sur le réseau à l’étranger, la majorité des agents chargés de la fonction archives étant désormais des agents ressources. Une cartographie précise doit être achevée et des options présentées pour répondre aux nouveaux enjeux, notamment de l’archivage électronique qui pose un défi spécifique. Ainsi, la création de centres régionaux d’archivage et de supervision de la qualité de l’information pourrait être examinée. Les agents qui y seraient affectés seraient formés et dédiés uniquement à l’archivage et à la supervision des pratiques d’archivage papier et numérique dans les postes de la zone concernée.

Identification des écarts entre les ressources actuelles et les besoins d’ici cinq ans en matière d’effectifs de la direction

Ecart quantitatif :

Alors que les sites de La Courneuve et Nantes conservent actuellement plus de 120 kml d’archives, ce chiffre va connaître dans les cinq prochaines années un fort accroissement puisque le kilométrage linéaire (kml) d’archives encore conservées dans les postes diplomatiques et consulaire est estimé à 40 kml et à l’administration centrale à 10 kml, soit un total de 50 klm à rapatrier. Les effectifs de la direction des archives, déjà fortement mobilisés, ne soutiennent pas la comparaison avec les autres services publics d’archives, le ratio recommandé par les professionnels des archives étant de 1 ETP/kml. Dans ce contexte, la direction évalue son besoin en personnel à hauteur de 101 ETP pour pouvoir assurer pleinement la mise en œuvre du plan de rapatriement des archives acté par le Secrétaire Général. Cette demande de 6 agents supplémentaires (4 à Nantes et 2 à Paris) répond à des critères objectifs de traitement de l’importante masse de documents à déposer à La Courneuve (10 klm) et surtout à Nantes (40 klm) au cours des toutes prochaines années.

Ecart qualitatif :

Une meilleure adéquation entre les profils des agents et les postes de travail à occuper, au sein de la direction des archives, est vivement souhaitée en particulier pour les emplois :

– d’agent de classement (la création d’une filière CAD valorisant les compétences de ces agents est à recommander). Des formations spécialisées leur permettant d’acquérir des compétences supplémentaires en matière de gestion des données électroniques sont nécessaires ;

– de magasinier, les tâches de manutention de la salle de lecture et de rangement des versements dans les dépôts sont assurées par des agents de classement et de la gestion des archives dont le profil n’est pas forcément adapté aux maniements des charges lourdes qui doivent être clairement identifiées ;

– de conducteur, l’éloignement du site de La Courneuve des autres sites parisiens du ministère rend également nécessaire la création d’un poste de chauffeur, la conduite du véhicule de service, indispensable pour l’acheminement des communications administratives ne pouvant reposer uniquement sur le volontariat des agents.

Pistes de recommandation proposées par la direction des archives

Cet état des lieux et les perspectives d’évolution ont permis à la Direction d’établir des orientations pour la GPEEC de la filière archivistique qui reposent sur :

– le recrutement externe (concours et hors concours) d’agents appartenant aux corps interministériels des conservateurs du patrimoine, des chargés d’études documentaires et des ingénieurs de l’institut national de l’information géographique et forestière (IGN). Ce type de recrutement est indispensable pour le renouvellement des cadres scientifiques et techniques de la direction des archives ;

– la formation continue des cadres scientifiques et techniques, d’autant que la plupart des chargés d’études documentaires n’ont pas de véritable formation archivistique. Cette formation est vitale dans un métier en permanente évolution ;

– la formation « métier » des agents du MEAE, assurée par la direction des archives à travers des stages à l’administration centrale et dans les postes. Ces actions de formation doivent être complétées, pour les agents travaillant au sein de la direction des archives, par des stages organisés par le ministère de la Culture ou par l’association des archivistes français (AAF) ;

– la promotion et la définition de parcours de mobilité des conservateurs et des chargés d’études documentaires, au sein de la direction des archives et du MEAE, qu’il conviendrait de formaliser en relation avec les ministères gestionnaires de ces deux corps ;

– la création d’une filière « CAD ». Il serait souhaitable que la gestion des archives courantes au sein des services de l’administration centrale et au sein des postes soit mieux structurée et valorisée, en établissant un parcours de carrière prévoyant des affectations régulières, à la direction des archives, des agents occupant des fonctions de CAD dans les postes et réciproquement ;

– la valorisation et la reconnaissance des compétences développées à travers l’évaluation FANEV, l’appréciation des connaissances acquises à l’issue de stages de formation organisés par la direction des archives et la certification de qualification professionnelle de type VAE (validation des acquis de l’expérience) ;

– la mise à jour et l’ajout des fiches NOMADE correspondant aux métiers de la filière archivistique et la rédaction d’un répertoire des compétences.

L’informatisation n’est pas la solution à tout

Le directeur des archives expose qu’il convient de casser les idées reçues et que l’informatisation ne va pas tout résoudre. Actuellement, les archives ne sont numérisées qu’à hauteur de cinq pour cent, le travail sur les documents « papier » reste donc très largement d’actualité et il faut cependant faire face à l’obligation, renforcée par la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives, du principe de la libre communicabilité des archives tout en continuant à assurer les tâches liées aux missions historiques.

La numérisation a un coût et le stock à numériser est important rendant illusoire la possibilité de le faire pour l’ensemble des fonds. La dématérialisation rend toutefois indispensable le recrutement accru d’agents compétents en matière de traitement informatique d’autant que le projet VITAM doit être achevé d’ici à 2020. Il importe donc que la direction des archives garde des équipes capables de pérenniser le programme SAPHIR d’archivage numérique définitif (système d’acquisition de pilotage et d’harmonisation des informations des référentiels). Les archivistes doivent, à présent, être recrutés sur une double compétence, à la fois archivistique et informatique.

Outlook est devenu un vecteur majeur de passage de l’information. Le directeur se demande comment traiter cette abondance de messages, dont certains peuvent revêtir un important aspect juridique (des décisions circulent par mail). A titre d’illustration il mentionne l’expérience de la COP 21, en soulignant que la mémoire des négociations relatives à la COP 20 avait été en grande partie perdue, ce qui a conduit à adopter une organisation spécifique lors des négociations relatives à la COP 21. La gestion des archives électroniques requiert des compétences particulières et rares, les formations dans ce domaine étant peu nombreuses et récentes.

Le directeur précise qu’il n’est pas envisagé d’externalisation des métiers tels que ceux de magasiniers, de restaurateurs et de techniciens d’art, en raison de la spécificité des compétences requises et du coût plus important que cela représenterait.

Enfin, il signale que des fonctions importantes sont à développer, telles celles de guides et de médiateurs du patrimoine et que le fonctionnement de la direction repose sur la bonne volonté des agents dans la mesure où ils suppléent le manque de recrutement de profils adaptés.

Une image à transformer

Le directeur des archives insiste sur l’importance qui s’attache à transformer l’image de la Courneuve, et à faire prendre conscience à tous que les archives ne doivent pas, en raison de la localisation à la Courneuve, cesser d’être considérées comme une partie intégrante du ministère.

• La CFDT-MAE partage ce constat et ces recommandations

La CFDT-MAE, qui partage ce constat et ces recommandations, rappelle les enjeux statutaires des personnels dont près de 40% proviennent d’autres ministères et notamment les corps interministériels spécialisés (conservateurs du patrimoine, chargés d’études documentaires et ingénieurs géographes). Pour la CFDT, il existe une spécificité archivistique et des fonctions particulières qu’il convient de fidéliser tout en veillant à l’harmonie des différents profils.

La CFDT-MAE milite pour une plus grande inclusion du site de La Courneuve

La CFDT souligne le déficit d’image du site de La Courneuve qui ne correspond pas à la situation réelle du site en termes de cadre de travail et d’accessibilité et ne valorise pas assez les agents, de tout grade et de tout statut, qui y travaillent, en particulier à la direction des archives. Il conviendrait, pour le ministère, de renforcer les liens et les interactions qui existent avec le site afin que cesse le sentiment d’éloignement de cette direction par rapport aux autres services parisiens, plus centraux.

La CFDT-MAE prône l’harmonie des profils entre experts et titulaires

La direction des archives comprend moins de 10% d’agents de catégorie B et 38% de catégorie A dont la plupart possèdent un profil d’experts. La CFDT souligne que l’affectation, sur la base du volontariat, d’un plus grand nombre de titulaires A et B du Département, dans cette direction, permettrait de recentrer les experts à compétences historiques, scientifiques et techniques vers leur cœur de métier. Dès lors, la présence accrue de titulaires à la direction des archives sur des fonctions d’encadrement, de gestion des traités en vigueur et de recherches administratives pourrait favoriser la visibilité et le sentiment d’appartenance au MEAE de cette direction, notamment via le développement de collaborations renforcées avec d’autres directions du ministère telles que la DGM et la DGP.

La CFDT relève les évolutions impactant la GPEEC des archives

Le développement de l’administration électronique impacte le métier d’archiviste. Des connaissances approfondies en matière de gestion électronique des archives sont désormais nécessaires. Le défi du passage au numérique, à la fois des archives existantes mais également des documents électroniques dont beaucoup sont échangés à travers la messagerie professionnelle, pose la question de l’avenir des CAD sur lequel la CFDT-MAE porte un regard attentif. Le rapatriement des archives des postes va également se traduire par des reports partiels de charge de travail des CAD vers la direction. L’obligation légale de faciliter l’accès du public aux documents, notamment grâce à leur gestion électronique, est également à mentionner. Si certaines missions anciennes sont appelées à décliner, d’autres vont émerger, notamment la valorisation du patrimoine et la coopération historique et archivistique internationale. Avec 5% seulement des archives pour l’instant numérisées, la numérisation est encore loin d’être achevée. Par ailleurs, la réflexion GPEEC, s’agissant du service des archives, n’englobe pas, à ce stade, le suivi des applications interministérielles et notamment du projet VITAM, véritable socle d’archivage électronique commun aux trois ministères : Affaires Etrangères, Culture et Défense et sa déclinaison ministérielle appelée SAPHIR, liée au portail diplomatie.

La CFDT souligne le défi de l’archivage des documents numériques 

Même dans sa nouvelle version (V2), le portail « Diplomatie » peine à tenir les promesses annoncées d’enregistrement automatique de documents et de CAD géant (cotations à la source) permettant une recherche facilitée de ressources documentaires, par tous, sous la forme d’un moteur de recherches. La CFDT estime qu’il existe même une résistance, du moins à l’administration centrale, à l’utilisation privilégiée de ce portail comme vecteur de communication entre les agents et entre les services voire une tentation de contournement de ce portail par l’utilisation accrue de la messagerie électronique Outlook, considérée comme bien plus souple et facile d’utilisation. Il est donc primordial, sous peine de perdre de l’information, de pouvoir disposer et déployer un logiciel permettant d’assurer la conservation pérenne de ces documents électroniques. A l’étranger, quelle que soit la filière envisagée, il convient de souligner les demandes incessantes de reporting chronophage, lorsqu’il n’est pas automatique, de remontées d’information des postes en direction de l’administration centrale afin d’exercer son rôle de contrôle et de pilote. Ces fichiers sont, souvent, transmis via Outlook.

Réponse du directeur des archives :

Le plan de rapatriement des archives des postes et de la Centrale, validé en 2016 par le secrétaire général, nécessiterait la création de +6 agents supplémentaires (4 ETP à Nantes et 2 à la Courneuve) pour faire face à un accroissement des tâches, prévisible dans les 3 ans. Il existe un problème d’accueil des archives à Nantes dont le site se trouvera saturé d’ici 2020 (CADN). Une réflexion a été engagée sur les salles de lecture à la Courneuve, site qui constitue le premier contact du public avec le ministère mais qui se sent isolé et un peu abandonné. La question de l’avenir des CAD est posée et il n’existe pas de problèmes de recrutement pour la filière des archives.