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Présentation du portail Diplomatie aux agents des centres d’archives et de documentation parisiens

25 février 2014

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30 Janvier 2014

 

Deux mois après la présentation du portail Diplomatie aux organisations syndicales le directeur des systèmes d’information s’adresse aux agents des CAD. La CFDT est représentée par Jacqueline DESSALLES.

 

Qu’est-ce que Diplomatie ?

Le DSI rappelle que, né au printemps 2012, le projet modernise le traitement de la correspondance diplomatique, c’est-à-dire l’ensemble des échanges concourant à l’action extérieure de l’Etat, qu’elle émane du MAE ou des autres administrations. Elle comprend tous les flux échangés : TD, note diplomatique, courrier, courriels et aboutit à une unification des outils (Schuman, Archibal, Outlook, etc.) ce qui entraînera une grande simplification.

Schuman était initialement prévu pour cela mais s’est révélé insuffisant : problème de communication et de diffusion, d’ergonomie et d’adressage.

Dans Diplomatie l’impression papier est supprimée.

Le traitement des archives se fait en ligne : cotation, archivage, préparation de versement, etc. Diplomatie contient un module d’archivage complet et reprend le plan de classement utilisé par les agents des CAD.

Le travail va donc évoluer et sera plus en phase avec la numérisation. Un pôle a été créé pour savoir comment traiter l’ensemble des documents. A l’avenir les communautés des « archivistes » permettront des échanges, la valorisation du travail, et pourront même entraîner des modifications pour les CAD.

 

Calendrier

  • . Phase expérimentale à partir du 2 janvier 2014 : DSI, Cabinet du Ministre puis directions géographiques.
  • . 3 mars 2014 : Multilatéraux, New-York, Vienne…
  • . mars/avril : tous les postes européens,
  • . 1er juillet 2014 : fermeture de Schuman et d’Archibal, mise en place de Diplomatie.

 

Diplomatie c’est produire, diffuser et conserver de l’information et non du papier !

Diplomatie va :

  • – capturer les flux documentaires générés par Outlook, qui ne sont pas sécurisés, pour faire partager la richesse du contenu de ces e-mails,
  • – récupérer des documents sur Word, des notes et dépêches des postes,
  • – archiver et former une bibliothèque documentaire accessible à tous de type Google ; l’information est numérique ce qui entraîne une modernisation de l’outil de travail ;
  • – tout document produit est signé électroniquement, il est automatiquement traité et archivé par les agents du CAD, c’est un travail en ligne, le transfert des documents se fait de base à base ;
  • – conservation dématérialisée : le ratio entre le matériel et ce qui va être dématérialisé est de l’ordre de 70 %, mais dépendra des services concernés. Les CAD assureront l’information à long terme et resteront la base juridique de l’information.
  •  

Diplomatie entraîne un changement dans les méthodes de travail au MAE. Les documents sont produits et accessibles dans les groupes fonctionnels (organigramme de l’administration) et dans les communautés d’intérêt (services fonctionnels transversaux non hiérarchiques). Le partage du document est lié à l’étiquetage (exemple : écologie), les agents intéressés pourront accéder au document. Les rédacteurs rédigent directement sous format électronique, la valeur juridique du document sera matérialisée par son enregistrement ;

Les courriers internes et externes sont directement gérés dans Diplomatie, données et classement.

Dans 5 ans une structure permettra de conserver longtemps les documents dans un fonds électronique interministériel durable appelé VITAM.

L’enregistrement de la correspondance diplomatique (courriers formels, TD, note diplomatique, courriels) est automatisé :

 

Champs de Diplomatie

  • –        Concerne toutes les annexes : notes verbales, éléments de langage sous Word, ces documents peuvent être saisis sous Word mais doivent être enregistrés dans Diplomatie ;
  • –        Comprend un moteur de recherches intégré avec des résultats « plein texte » ;
  • –        Comprend une fonction étiquetage, qui correspond à la diffusion pour le rédacteur ;
  • –        Comprend une fonction indexage par le CAD (AD a été supprimé pour éviter des erreurs d’indexage) ;
  • –        Comprend une fonction cotation, identique à Archibal (sélection dans le plan de classement) ; tous les dossiers sont classés dans le même plan de classement, la recherche basée sur la cote permettra de reconstituer l’ensemble du dossier du plan de classement ;
  • –        Comprend un plan de classement directement importé d’Archibal ;
  • –        Comprend une fonction post-it pour les annotations.

Une formation spécifique pour les CAD et un module « archives » sont mis en place. Une base-école existe, l’inscription se fait auprès de DSI.

 

Commentaire : si ce nouvel outil accompagne la modernisation nécessaire des communications du ministère, la CFDT a exprimé au dernier comité technique ministériel, et rappelé en CHSCT, qu’elle resterait vigilante pour que ce changement radical des méthodes de travail soit accompagné des précautions nécessaires à une bonne appropriation de l’outil par les agents.

Thèmes : Portail Diplomatie

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