Lors de la seconde journée du comité social d’administration ministériel de décembre dernier, la CFDT-MAE est intervenue sur l’évolution des applications consulaires présentée dans la note de travail transmise aux organisations syndicales.
Si notre syndicat s’est réjoui que des évolutions soient prévues pour les logiciels « Registre des Français de l’étranger » et « Phèdre » – informations d’ailleurs déjà annoncées au précédent CSAM – et désormais pour le logiciel « Greco », la CFDT-MAE constate néanmoins que peu de choses ont évolué dans un sens favorable depuis un an.
- La CFDT-MAE redemande que les postes soient associés au cahier des charges et aux tests des logiciels avant leur déploiement
En effet, nous avions interrogé l’administration, lors du CSAM de décembre 2024, sur les modalités prévues pour ces évolutions, notamment sur leur contenu et la participation des postes au cahier des charges et aux tests des applications avant leur mise en production. Nous demandions également quels étaient les postes pilotes choisis et sur quelle période était prévue l’expérimentation.
- Des problèmes récurrents concernant l’évolution des applications « métier » qui pénalisent grandement les services consulaires
Nous avions également souligné que les services consulaires étaient confrontés à des problèmes récurrents dus à l’évolution des applications « métier » telles que Troov, le Registre des Français, la caisse de chancellerie de Crocus, le traitement des passeports d’urgence dans TES, et à l’arrêt de la maintenance de certaines applications en cours de remplacement comme Grecoweb.
Silence radio de la DNUM et de la DFAE
Nous n’avions malheureusement reçu aucune réponse ni de la DNUM, ni de la DFAE, et un an après, nous pourrions refaire aujourd’hui la même intervention dans laquelle notre syndicat regrette globalement un manque de consultation et de participation des utilisateurs en poste sur le cahier des charges et les tests applicatifs et une carence en matière de formation et de documentation des logiciels et une absence de support en Centrale.
La mise en œuvre chaotique du logiciel Scolaide
Depuis le dernier CSAM, le logiciel Scolaide a été mis en place pour la gestion des bourses scolaires et les inquiétudes qu’il avait suscitées et que nous avions clairement exposées en décembre 2024 étaient pleinement justifiées :
- Une mise en œuvre précipitée retardant le démarrage du recueil des dossiers pour la 1ère campagne du rythme nord et une absence de reprise de l’existant générant un gros travail supplémentaire pour les postes ;
- Pas d’information précise auprès des agents, pas de formation, pas de documentation ;
- De très nombreux dysfonctionnements qui n’ont pas permis aux familles de déposer leurs dossiers en ligne, et surtout ont provoqué de grandes difficultés de saisie des informations et de calcul des quotités pour les familles ;
- Enfin, une conception pas du tout adaptée à la gestion en poste et surtout à la présentation des dossiers en conseil consulaire, ayant conduit les agents à « bricoler » des documents avant la tenue de la commission.
Et comme le signale la note, de nombreux postes ont eu de grandes difficultés à envoyer les notifications des décisions de la commission nationale des bourses (CNB) aux familles.
Un bilan trompeur et exagérément positif dans la note de l’administration
Un an et deux campagnes de bourses plus tard, la note de l’administration nous apparaît exagérément positive, alors même que de nombreux problèmes ne sont pas réglés. Nous en citerons quelques exemples :
- La saisie en ligne des dossiers par les familles n’est toujours pas opérationnelle, ni le téléchargement des pièces justificatives, ce qui conduit à continuer de traiter les dossiers en format papier ou, pire, de façon mixte entre la partie saisie en ligne et la partie déposée (les justificatifs en particulier) ;
- Les listes de familles générées pour la réunion du conseil consulaire des bourses CCB2 mélangent les familles traitées en CCB1 et celles à voir ou à revoir en CCB2 ;
- Dans le procès-verbal de restitution, qui sert de base à la présentation, le commentaire qui figure est celui de la CCB1 et ne reprend pas les ajouts postérieurs alors même que c’est l’objet de la CCB2 (révision des dossiers ajournés) ;
- Plusieurs erreurs techniques (par exemple la prise en compte d’abattements) aboutissent à des erreurs dans le calcul des quotités ;
- Il n’est toujours pas possible de générer les fiches famille par établissement, ce qui entraîne le bricolage mentionné plus haut, à savoir des copier-coller des fiches famille dans le procès-verbal.
Un plan d’action qui suscite bien des interrogations
La note de travail mentionne un plan d’action pour l’amélioration de la plate-forme, avec 40 propositions en cours de priorisation : compte tenu des erreurs de conception observées dans le déploiement initial, la CFDT-MAE s’inquiète de savoir par qui et comment les actions seront priorisées, et si les agents seront enfin associés à cette réflexion ?
A cet égard n’est-il pas illogique de mener parallèlement une démarche de recueil des retours d’expérience des postes afin qu’ils proposent des évolutions alors même que le plan d’action est déjà en cours de finalisation ?
Les deux actions ne devraient-elles pas être fusionnées dans la même démarche, et les propositions incluses dans le plan d’action ne devraient-elles pas être communiquées aux postes ? Ne leur doit-on pas au moins cela, pour avoir réussi à traiter les dossiers dans des conditions déplorables afin de ne pas pénaliser les familles et les enfants boursiers ?
- Une communication plus précoce doit être faite auprès des postes sur le contenu des logiciels métier
La CFDT-MAE insiste pour qu’une communication plus précoce soit faite auprès des postes sur le contenu de logiciels essentiels pour le bon fonctionnement des services métier comme le Registre ou Greco. Il semble également que le projet de refonte de Phèdre soit bien avancé sans que nous ayons eu connaissance, à cette heure, de ses caractéristiques ou d’un calendrier.
Enfin une bonne nouvelle…
Nous prenons bonne note en revanche du fait que le changement du logiciel Electis ne soit pas prévu avant les scrutins de 2027, ce qui est positif, et permettrait peut-être, là encore, de disposer d’un retour d’expérience des agents sur les améliorations souhaitables (en particulier sur la gestion et la saisie des résultats et les documents de restitution).