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Les débuts difficiles du portail Diplomatie

9 juin 2015

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La fiche figurant au dossier du comité technique ministériel (CTM) du 13 mai 2015 dresse un bilan idyllique de la mise en œuvre du portail interministériel Diplomatie : 3.000 utilisateurs connectés et 500 correspondances échangées chaque jour en moyenne, 730 groupes fonctionnels et communautés d’intérêt, montée en puissance des autres administrations et des opérateurs…
La CFDT avait préparé une intervention pour tempérer cet optimisme et demander qu’il soit remédié rapidement aux lenteurs du système et aux difficultés d’enregistrement puis de recherche des documents. Contrairement à ce que prétend la direction des services d’information dans sa fiche introductive, il est un peu facile d’attribuer « bon nombre des remontées négatives des utilisateurs à une méconnaissance du fonctionnement du portail » !

« Diplomatie avait pour objectif de réduire les flux de mails et de permettre aux agents d’accéder à une information que les concerne. Or nous n’avons pas du tout le sentiment que le volume des mails ait diminué, mais peut-être avez-vous des chiffres ?
L’accès à l’information est très compliqué sur Diplomatie, sauf à connaître le numéro du courriel formel ou de la note diplomatique que l’on recherche. La recherche thématique ne fonctionne pas et appelle beaucoup trop de correspondances.
Les notes circulaires ne sont plus transmises qu’au chef de poste et à son adjoint. L’information n’arrive pas, ou arrive difficilement aux agents qu’elle intéresse.
L’enregistrement sur Archibald prenait deux minutes. L’enregistrement sous Diplomatie en prend vingt car l’arborescence est très complexe. La mise en place de l’archivage au 1er janvier a ralenti toutes les applications, notamment consulaires.
Nous comprenons que le retour du questionnaire aux agents n’a pas été très positif, puisque l’analyse de ce questionnaire n’a pas été présentée aux organisations syndicales. Il semble que la réponse de l’administration soit de mieux former les agents – autrement dit : ce n’est pas l’application qui est en cause mais les agents qui n’ont rien compris. Même si la formation est nécessaire, nous estimons que les dysfonctionnements que nous avons cités requièrent une évolution de l’application. »

La fin de l’ordre du jour du CTM ayant été littéralement bâclée faute de temps à la veille d’un jour férié, les organisations syndicales n’ont pu s’exprimer sur le sujet. Chacun s’est contenté des belles paroles du nouveau DSI, qui a rappelé que la mise en place d’un tel outil nécessitait forcément une phase de rodage et d’appropriation par les utilisateurs et qui a indiqué qu’une version 2 était en préparation.

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