Participent à cette réunion le délégué aux affaires générales à Nantes (DAGN), le sous-directeur du SCEC et son adjoint, le chef du bureau accueil et courrier (BAC) et son adjoint, la cheffe de la section accueil du BAC, la cheffe du bureau des affaires générales (BAG) et son adjointe, coordinatrice-formation au sein du service.
La CFDT est représentée par Claire Lefebvre, Caroline Holier et Emmanuelle Merlet. Les syndicats FO et CGT sont excusés.
Accélération de la fermeture du guichet (déjà évoquée au printemps dernier).
Le DAGN note que le plan B palliant la fermeture du guichet d’accueil du public n’est pas satisfaisant. L’environnement n’est pas adapté et pose des problèmes de sécurité. Par ailleurs, via les réseaux sociaux, les usagers connaissent les critères d’urgence d’où une légère augmentation de la fréquentation. La suspension définitive de l’accueil du public doit donc être mise en place et l’accès à Breil IV limité : ouverture des portes par badge et mise en place d’un interphone.
Les incidents survenus à l’encontre des agents de la sécurité, même s’ils ne font pas partie du MAEDI, seront signalés au comité spécial d’hygiène sécurité et conditions de travail.
La communication de la fermeture du guichet a déjà été faite auprès de l’ensemble des mairies et préfectures, des notaires, de nos postes à l’étranger et de l’ensemble des CAF de France.
Le problème de l’acheminement du courrier par La Poste est évoqué, qui génère appels, voire déplacement des usagers sur place pour l’obtention d’une copie d’acte. Le BAC en convient. L’ensemble des syndicats souligne la nécessité de demander à La Poste de tenir ses délais d’acheminement, y compris dans les petites agglomérations.
La CFDT interroge l’administration sur les urgences avérées, telles que les décès. Réponse : les usagers doivent contacter le SCEC par téléphone. Le BAC faxe les actes aux mairies afin que les usagers puissent entamer leurs démarches sans avoir à se déplacer.
La CFDT demande que l’on renforce les effectifs habilités à traiter les demandes urgentes qui parviennent par courriel sur les boîtes génériques. Le BAC en convient. Les responsables du SCEC rappellent leur volonté de maintenir les ETP du SCEC mais, dans un contexte de réduction des effectifs de la fonction publique, il leur est impossible d’augmenter les ETP du service.
Le chef du BAC informe que les ETP du guichet d’accueil ont été reportés à la réponse téléphonique (520 appels/jour, 70 mails/jour et 300 fax, principalement mairies et notaires). Le BAC traitait, avec 4 ETP, 60% des appels téléphoniques. Son objectif est à présent, avec 5 ETP, d’en traiter 75 %. Avec la dématérialisation, notamment COMEDEC (Communication Electronique Des données d’Etat Civil) puis les notaires via la plate-forme Planete, le BAC pourrait renforcer la réponse téléphonique dans le but de satisfaire, au niveau du BAC, l’intégralité des appels entrants. A ce jour, les appels non traités par le BAC sont pris « en débordement » par 200 agents du SCEC.
Formation état-civil pour la réponse téléphonique ? Il existe un mémo…
Depuis deux ans, les nouveaux agents qui ont à faire de la réponse téléphonique reçoivent une journée de formation. La CFDT demande que les agents du SCEC qui répondent au téléphone mais n’ont pas suivi cette formation puissent en bénéficier. Accord de principe de l’administration. La CFDT met aussi l’accent sur l’importance d’une formation sur le fond (état civil). Réponse : un mémo est à la disposition des agents…
Nécessaire harmonisation des pratiques au sein du SCEC.
La CFDT souhaite que les procédures soient standardisées, notamment au niveau des formatrices, qui ne sont pas toujours associées aux réunions ni informées des mesures qui y sont prises. Réponse : une réunion de tous les formateurs du SCEC va être mise en place ; le processus d’harmonisation sera mis en place mais la précédente tentative avait échoué !
La CFDT demande également que soient publiées sur le Portail Diplomatie les notes de service modifiant les procédures afin que tous les agents du service puisse y avoir facilement accès. Une nouvelle communauté d’intérêts portant plus spécifiquement sur la fraude à l’état civil devrait être créée sous Diplomatie.
Le droit à la formation est « imprescriptible ».
Le syndicat Solidaires demande si le sous-directeur apportera une réponse au courrier intersyndical qui lui a été adressé. Réponse : l’administration trouve que les syndicats y sont allés « un peu fort » avec leur « tract » et que ce « tract » avait fait l’objet d’une réponse 48h avant sa publication. Le sous-directeur de l’état-civil reconnaît l’importance des formations linguistiques au cœur de notre vocation, en soulignant qu’il doit toutefois relever quelques défis, comme d’assurer une activité suffisante du service et une meilleure répartition de la charge de travail, sachant qu’une centaine d’agents a demandé à suivre une formation linguistique. La CFDT le rassure en rappelant que les cours de langue ne commencent que le 5 octobre, alors que la formation initiale a déjà eu lieu. Le DAGN clôt la réunion en rappelant que le droit à la formation est un droit « imprescriptible ».