(Réunion du 13 avril 2016)
La réunion, présidée par la DGAM, se tient en présence d’un chargé de mission auprès du SG, de la DRH, du sous-directeur de la politique des ressources humaines (RH1) et de la cheffe du bureau du dialogue social. La CFDT est représentée par Thierry FRANQUIN et Anne COLOMB.
La réunion a pour objet de recueillir les réactions des représentants des personnels sur la mesure 3.6.4, relative au mentorat, et la mesure 3.4.4. , relative au comité des parcours, contenues dans le projet de Ministère des affaires étrangères du XXIème siècle.
L’administration expose que ce sont deux mesures qui ne se substituent pas aux mesures formelles existantes mais qui ont vocation à constituer des pistes pour la DRH, destinées à lui permettre d’accompagner de manière personnalisée l’ensemble des agents du Département.
Le mentorat (mesure 3.6.4), outil de solidarité générationnelle
[Extrait du document MAEDI 21 :
3.6.4.- Développer le « mentorat » d’agents par d’autres pour partager l’expérience, transmettre la mémoire et contribuer au développement des compétences. Mise en œuvre à partir de 2016 : Valoriser auprès des jeunes agents l’expérience des aînés en mettant en place, sur une durée de 3 ans, un mentorat systématique destiné à développer les compétences et corriger les éventuelles lacunes. Solliciter les jeunes agents pour développer un « mentorat inversé » sur les TIC. Forger l’esprit d’équipe en instaurant notamment une journée d’intégration dans chaque poste et dans chaque direction. Tout nouvel encadrant qui en fera la demande pourra bénéficier d’un tuteur en la personne d’un ambassadeur confirmé, prêt à partager son expérience, et dont les évaluations à 360° auront mis en avant ses qualités managériales.]
Pour l’administration, Il s’agit de de mettre en œuvre une « solidarité intergénérationnelle » et de permettre aux nouveaux arrivants de « déchiffrer » les codes d’une administration pour eux nouvelle.
Des agents déjà avancés dans la carrière acceptent de donner du temps, au service de la communauté du MAEDI, en application d’une mesure qui a pour objet la transmission des clefs et des savoirs sur des questions pratiques.
Le mentorat existe de fait sous plusieurs formes : de la part en particulier d’associations et pour certaines catégories d’agents (lauréats A et B des concours d’administration générale). Les retours sur le mentorat sont plutôt positifs. C’est pourquoi l’administration envisage de l’étendre aux personnels de catégorie C, aux personnels contractuels et aux traducteurs. Il s’agirait de proposer un cadre souple, par note de service.
L’exercice reposerait sur le volontariat, y compris pour la définition de la mission d’accompagnement. Si le duo « mentor-mentoré » ne fonctionne pas, il y aurait séparation à l’amiable sans conséquence ni pour l’un ni pour l’autre.
La CFDT se déclare très favorable et souhaite un périmètre le plus large possible de cette mesure. Elle indique qu’il conviendra de veiller aux qualités de transmission de mentor. Elle souscrit à l’élargissement de la mesure à de nouvelles catégories d’agents et trouve que la faire reposer sur le volontariat est bienvenu. Il convient de réfléchir également en termes de métiers, dès lors qu’un agent arrivant dans une nouvelle filière et bien que non débutant au Département, en exprimerait le besoin.
Cette dimension du mentorat ne devra toutefois pas se substituer à l’obligation pédagogique qui incombe à l’encadrant de la structure d’accueil.
Afin de repérer d’éventuels dérapages de l’exercice, il serait intéressant que les binômes « mentor-mentoré » mis en place fassent un retour la DRH sur le contenu des échanges. Si ces derniers portent sur la « culture maison », le pari sera gagné. Si les questions portent sur les questions techniques relatives à l’exercice pratique des fonctions, il faudra alors en tirer des conséquences sur la qualité de la pédagogie que tout nouvel arrivant dans une structure est en droit d’attendre de l’encadrement.
Enfin, la CFDT rappelle l’importance de la transmission d’un ensemble de documents écrits et numériques, lorsqu’un agent quitte son poste, en faveur de son successeur.
L’administration convient que le mentor n’est en effet pas un formateur, et n’est pas en concurrence avec RH4. Il n’est pas là non plus pour faire favoriser son poulain. Une fois encore, il ne s’agit pas d’un dispositif visant à faire doublon avec les procédures existantes.
Sur les mentorats de fait existants, il est précisé que cela est à ce jour pratiqué de manière artisanale, et que leur réussite dépend de la relation interpersonnelle entre le mentor et le mentoré. Ce mentorat doit constituer une valeur ajoutée en matière d’intégration, et il peut effectivement avoir un sens lors d’un changement de métier d’un agent au sein du Département.
Il convient néanmoins de ne pas « tout attendre » du mentorat, qui ne saurait consister en une transmission de dossiers au nouvel arrivant.
L’administration retient principalement des idées exprimées lors de ce premier échange de vues de la part des syndicats qui soutiennent la mesure : le besoin d’une définition précise, l’extension de son champ d’application, le fait qu’elle repose sur le volontariat, la prise en compte de la variable « métiers », le point de vigilance, lors du retour d’expérience, sur le contenu des échanges, afin de prévenir les éventuels glissements évoqués par la CFDT et enfin, la constitution des viviers d’agents par « appariement » et croisement des catégories : le mentor et le mentoré ne doivent pas nécessairement appartenir à la même catégorie.
Le comité des parcours (mesure 3.4.4) « pour mettre de l’humain dans la GPEEC »
[Extrait du document MAEDI 21 : 3.4.4.- Valoriser les talents, toutes catégories confondues, en mettant en place un « comité des parcours » composé des directeurs d’administration centrale et de la DRH, sans préjudice des compétences des commissions administratives paritaires.]
L’administration indique qu’il s’agit également d’une mesure informelle, qui n’a pas vocation à perturber les dispositifs réglementaires existants. L’objectif est de partager l’information au sein de l’encadrement du MAEDI. Les autres directeurs ont des connaissances spécifiques que la DRH n’a peut-être pas. Les agents y trouveront un intérêt pour ce qui est de la motivation et de l’individualisation de leur parcours professionnel. Le comité est constitué du Secrétaire général, de l’Inspecteur général, de la DGAM, de la DRH, de la DGM, du DFAE et de la Haute fonctionnaire en charge de l’égalité des droits entre les femmes et les hommes. Ce comité se réunit une fois par an, et il constitue le lieu d’une analyse croisée entre des directeurs d’administration centrale et la DRH. En amont, ces autres directeurs sont sollicités par la DRH, le travail est mutualisé et il est rendu compte des résultats des consultations des chefs de poste.
L’objectif est de signaler les agents qui se distinguent par leur motivation, et dont le potentiel est évalué comme particulièrement intéressant. Toutes les catégories d’agents sont concernées. Des recoupements sont faits avec FANEV et l’évaluation à 360°. Il est également procédé à l’analyse des résultats des formations.
Les propositions du comité sur ces agents sont soumises à validation. Il y a une volonté de désenclaver et d’épauler le travail de la DRH. Les personnels bénéficieront d’un dialogue enrichi avec chacun.
La CFDT espère qu’il s’agira d’un instrument qui favorisera la fluidification des parcours. Il y a en effet une quasi étanchéité, qui, il est vrai, tend à évoluer, entre les parcours diplomatique et consulaire d’une part, et, d’autre part, les parcours dans les autres métiers exercés au sein du Département, notamment ceux qui relèvent de la DGM. Cela est contradictoire avec l’extension des champs d’intervention du Département, qui devrait aller de pair avec celui des recrutements pérennes. Ce n’est que récemment, et il a fallu pour cela attendre la réduction des postes à l’étranger, que la notion de cœur de métier, jadis réservé aux filières diplomatique et consulaire, soit reconnue comme obsolète et abandonnée dans le discours officiel. Cela a coïncidé avec le fait que des agents appartenant à des corps du MAEDI ont commencé à solliciter des affectations à l’étranger en dehors des filières diplomatique et consulaire, étant entendu que, pour la CFDT, il y a de la place pour tous les profils, qu’ils soient, généralistes, spécialistes, et ce dans toutes les filières.
L’administration insiste sur le fait que le comité des parcours ne se substituera pas aux CAP. Il formalise quelque chose qui existe déjà mais de manière plus transparente. Il s’agit de travailler à moyen terme, à 5 ou 10 ans, en intégrant la réflexion sur l’évolution des métiers, et de mettre en lumière un existant qui n’est pas dit. Il s’agit de « mettre de l’humain dans la GPEEC », et d’ouvrir des perspectives à certains agents.
Il s’agira effectivement d’un instrument aidant à la fluidité des parcours, étant acté que la filière culturelle a toute sa place au sein du Département et de « ses cœurs de métiers ».
L’idée n’est pas de mettre en concurrence les agents, mais de permettre à la DRH, en concertation avec les autres directions, de mieux repérer des agents de toutes catégories. Il s’agit d’un enjeu important «pour que la fonction RH soit mieux répartie entre les dirigeants du MAE », étant entendu que la DRH conserve l’entière responsabilité de la gestion des ressources humaines. Il ne s’agit pas d’un instrument de promotion, mais d’un instrument permettant de favoriser des parcours.