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Formulaire annuel d’évaluation (FANEV) 2014 : des innovations bienvenues

14 mars 2014

Cette réunion est animée par le bureau du dialogue social. La CFDT est représentée par Anne COLOMB, Denise DARIOSECQ et Brigitte AVRIL.

Contexte de la campagne d’évaluation 2014

Le calendrier est avancé, pour éviter que la campagne FANEV se déroule principalement pendant des périodes de congés scolaires ou marquée par des absences plus nombreuses (vacances scolaires et mois de mai). En 2014, la campagne aura lieu du 17 mars au 9 mai, ce qui permettra aussi une meilleure articulation avec la gestion des primes versées annuellement en juin.

La DRH publiera une lettre d’info qui décrira l’économie de la procédure d’évaluation et sensibilisera tous les acteurs de l’exercice, y compris les responsables d’enveloppes budgétaires, qui connaîtront ex ante la somme des réductions d’ancienneté dont ils disposeront compte tenu de la structure par corps ou catégories des effectifs couverts par leur gestion. La DRH entend mettre en place une véritable pédagogie en amont du lancement de la campagne FANEV.

Le formulaire FANEV 2014 est assez similaire au formulaire 2013

Le formulaire se veut au plus près des termes du décret n° 2010-488 du 28 juillet 2010 relatif aux conditions générales de l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires de l’Etat et unique pour toutes les catégories de personnels, qu’ils soient fonctionnaires ou contractuels (CDI ou CDD). L’application PROMAE, à laquelle renvoie le formulaire FANEV, permet d’établir des fiches de propositions pour les avancements et promotions. L’administration appelle l’attention sur les possibilités de proposer des réductions d’ancienneté pour les contractuels en CDI, sur une rubrique dédiée aux candidatures aux jurys de concours et sur le fait qu’une seule fiche NOMADE est désormais rattachée à un poste, au lieu de deux précédemment. L’exercice a été conduit dans un souci de responsabiliser les acteurs de la procédure : administration, évaluateurs et agents évalués.

« Préparation à l’entretien » : il s’agit notamment de l’indication, en tout début du formulaire, de la prise en compte expresse de la situation des agents contractuels. Alors que l’ancien formulaire se bornait à renseigner les rubriques catégorie, corps, grade et échelon, l’édition 2014 fait apparaître clairement si l’agent évalué est fonctionnaire, contractuel CDI ou contractuel CDD.

Réactions et propositions de la CFDT

Les innovations sont, dans leur ensemble, bienvenues. L’affinement de la rubrique sur les compétences linguistiques, qui prévoit la validation de compétences dans des langues autres que celles enseignées de manière permanente au Département est opportun. La place faite à l’animation d’actions de formation ou de participation à des jurys de concours, avec un ciblage précis des offres de services, est utile au repérage de compétences internes qui pourront être utilisées dans le cadre des formations.

« Compte rendu de l’entretien » : l’introduction d’une mention « refus de l’agent de participer à l’entretien » est bien accueillie, dans la mesure où cela peut servir de détecteur à d’éventuels dysfonctionnements.

S’agissant des perspectives d’évolution professionnelle en termes de fonction et de niveau de responsabilité, il est désormais demandé, pour les agents contractuels, de préciser les perspectives professionnelles après le contrat actuel et d’évaluer le potentiel de l’agent pour un éventuel contrat dans l’avenir auprès du Département.

« Reconnaissance de la valeur professionnelle » : fort opportunément, l’appréciation générale du supérieur hiérarchique apparaît non plus en fin de chapitre mais au début.

Reste à préciser les modalités de prise en compte des réductions d’ancienneté pour les contractuels CDI

S’il est acquis que, comme le demandait la CFDT lors des CCP, les demandes de réduction d’ancienneté passent par la procédure FANEV pour plus de transparence, les modalités doivent être précisées. En effet, les réductions d’ancienneté ne peuvent être facilement prises en compte durant les affectations à l’étranger car le montant de la rémunération est fixé par le contrat. La CFDT demande qu’on examine des solutions pour ne pas léser les agents concernés, comme par exemple l’établissement d’avenants aux contrats en cas de réduction d’ancienneté.

La prise en compte des modifications n’est pas certaine compte tenu d’impératifs techniques avancés par DSI. Il serait dommage que cette réunion, productive, ne porte pas ses fruits dès la campagne 2014.

Lettre du syndicat n°235

5 mars 2014

LDS n°235

Edito. Task force mobilité familiale. Réunion de concertation sur le mouvement 2014. Calcul du quotient par les caisses d’allocations familiales. Temps de travail à l’administration centrale. Les règlements intérieurs ARTT des postes.

Réforme des temps de séjour à l’étranger : le grand méchant flou 20 février 2014

5 mars 2014

La réunion est présidée par la sous-directrice de la politique des ressources humaines. La CFDT est représentée par Jacqueline DESSALLES, Brigitte AVRIL, Franck LAVAL et Hervé GOUDAL. La réunion porte sur le temps de séjour des agents à l’étranger, à savoir la périodicité à laquelle l’administration prend en charge les droits à voyages payés (DVP) pour les agents et leurs ayants-droit.

Le dispositif en vigueur repose sur l’arrêté de 2008 relatif aux temps de séjour ouvrant droit à prise en charge des DVP, et d’un échange de lettres sur les temps de séjour dérogatoires (pays en crise et/ou en guerre) avec la Direction du budget du ministère des finances. La DRH entend remplacer ce système par un arrêté unique annuel se substituant à l’arrêté de 2008 et aux lettres de demande de temps de séjour dérogatoires. En attendant la mise en place du nouveau dispositif, aucun échange de lettres n’a eu lieu pour 2014. A défaut, seul l’arrêté de 2008 s’applique.

L’administration a constaté des disparités de traitement entre certains pays dans la même zone géographique, par exemple entre l’Argentine (20 mois) et l’Uruguay (15 mois) alors que les conditions de vie et l’éloignement seraient similaires. D’après l’administration, ces incohérences justifient la réforme des temps de séjour qui devraient être définis dans l’ordre de priorité selon la situation sécuritaire du pays (situation de crise et/ou de guerre, sortie de crise), les conditions de vie et le zonage (classement des pays en zones A, B et C, cf. arrêté du 19 mars 2013).

Flou sur les zonages

La durée des nouveaux temps de séjour serait la suivante : pays en guerre ou en crise : 2,5 ou 6 mois ; pays en zone A : 10 mois ; pays en zone B : 15 mois ; pays de la zone C (hors Europe et Maghreb) : 20 mois et pays de la zone C (Europe et Maghreb) : 30 mois. En raison de leur situation locale particulière, les pays suivants échapperaient à ce zonage : Brésil (20 mois), Chine (15 mois), Israël (10 mois), Mexique (15 mois) et Turquie (20 mois).

La CFDT relève l’imprécision des « zonages » et demande des éclaircissements, en particulier pour l’Algérie et la Tunisie, aux conditions de vie relativement proches. L’administration précise que l’Algérie, classée en zone A, reste bien à 10 mois et n’envisage pas de changer la classification de la Tunisie qui restera à 30 mois.

Manque de concertation

Les syndicats dénoncent un manque de concertation et le fait que, loin de simplifier le système en place : 3 zones / 3 temps de séjour – exceptions faites des dérogations liées aux situations d’éloignement ou de crise, les nouvelles règles le compliquent avec 3 zones mais 5 temps de séjour ayant comme axe principal les conditions de vie et de sécurité mais une mise à jour annuelle au lieu du cas par cas.

Pour l’administration, ce nouveau dispositif induirait que, sur 4 600 agents, 16% d’agents bénéficieraient d’un temps de séjour plus favorable et 57% ne seraient pas impactés.

La CFDT en déduit que 27% des agents seulement devraient supporter un allongement des temps de séjour. Cela ne semble pas cohérent avec l’application « mécanique » du nouveau dispositif au zonage actuel qui fait apparaître un allongement des temps de séjour (donc moins favorable pour les agents) pour environ 80 pays, et une réduction des temps de séjour pour près de 15 pays. Pour un pays qui voit l’amélioration du temps de séjour, cinq pays verront leur temps de séjour s’allonger.

A cela s’ajoutent les difficultés bien connues de prise en charge des billets « intermédiaires » pendant la durée d’affectation, notamment pour les agents de catégorie C et pour les agents en poste dans des pays très éloignés de la France. La règle des cinq mois en fin de séjour, rétablie l’année dernière, réduit davantage encore les possibilités de prise en charge de DVP. Ainsi, par exemple, les pays passant de 10 à 20 mois verraient le nombre de DVP réduits de 3 billets à 1 seul sur un temps d’affectation de 3 ans.

A également été évoqué le paramétrage de Sagaie, qui calcule l’ouverture des droits et qui, selon les postes, allonge la durée des temps de séjour avec prise en charge des DVP de la durée des congés effectivement pris. La DRH a bien noté qu’elle devrait inviter les postes à harmoniser le logiciel Sagaie avec les textes en vigueur.

L’administration affirme ne pas avoir effectué ce travail de mise en cohérence dans des perspectives d’économies, mais la note de présentation elle-même le resitue « dans le cadre d’une enveloppe budgétaire contrainte ». A l’évidence les « gros » postes ont été déclassés plus facilement que les petits. La DRH fait part de sa réflexion sur d’éventuelles modifications à venir sur le zonage actuel, sans toutefois vouloir nous transmettre son projet et sa nouvelle liste avec les rééquilibrages qu’elle évoque.

Flou aussi sur les temps de séjour réels

La CFDT remarque que l’allongement des temps de séjour donnant droit aux DVP devrait, à terme, impacter le temps d’affectation des agents qui pourrait passer de 3 à 4 ans, et, s’adressant à l’administration demande si – comme cela avait été évoqué en CTM – les maintiens pour une quatrième année en poste se multipliaient ou se généralisaient s’il en serait tenu compte dans les nouveaux temps de séjour. L’administration ne répond pas clairement sur le sujet prétendant n’avoir aucune information dans ce domaine…

Il apparaît clairement que la DRH est embarrassée, voire mal à l’aise pour présenter son projet de reclassement, qui doit tenir compte d’un calendrier formel contraint (signature avant mars), et insiste sur le format de la présente réunion, qui n’était ni une réunion de travail ni une réunion de concertation, mais une réunion « d’information ».

Dialogue social dans les postes : le Gouvernement arbitre en faveur des recrutés locaux

28 février 2014

Bien que la réunion de concertation entre le bureau du dialogue social et les syndicats du MAE ne porte pas sur le dialogue social dans les postes (DSP) mais sur les autres élections organisées en décembre 2014, l’administration est contrainte de faire un point d’actualité sur cette question, qui a fait l’objet d’une réunion interministérielle (RIM) le 14 février 2014.

Notre administration nous soutenait mordicus depuis plus de deux ans que les recrutés locaux devaient être exclus des comités techniques de proximité. Cette interprétation était contestée par l’ensemble des syndicats – à l’exception notable de la CFTC – qui avaient donc voté contre le projet de décret présenté au comité technique ministériel des 6 et 7 novembre 2013.

Le MAE désavoué

La DRH, qui prétendait s’appuyer sur une doctrine émanant de la direction générale de l’administration et de la fonction publique, a essuyé un désaveu cinglant en interministériel puisque l’arbitrage rendu en RIM a tranché la question du périmètre électoral des comités techniques locaux : les collègues recrutés locaux en feront bien partie, dans la mesure où l’article 18 du décret n° 2011-184 du 15 février 2011 relatif aux comités techniques dans les administrations et les établissements publics de l’Etat ne les exclut pas du périmètre : « Sont électeurs pour la désignation des représentants du personnel au sein du comité technique tous les agents exerçant leurs fonctions dans le périmètre du département ministériel, de la direction, du service ou de l’établissement public au titre duquel le comité est institué. Ces agents doivent remplir, dans le périmètre du comité, les conditions suivantes : (…) Lorsqu’ils sont agents contractuels de droit public ou de droit privé, bénéficier d’un contrat à durée indéterminée ou, depuis au moins deux mois, d’un contrat d’une durée minimale de six mois ou d’un contrat reconduit successivement depuis au moins six mois…»

En conséquence, le projet de décret DSP n’a pas été transmis pour examen au Conseil d’Etat. Ce texte, qui fait l’objet de modifications très substantielles, sera donc examiné dans sa nouvelle mouture au comité technique ministériel du MAE des 14 et 15 mai 2014. Le projet de décret sera examiné par le Conseil Supérieur de la Fonction Publique de l’Etat (CSFPE). La DGAFP a comme objectif une publication du texte à l’été 2014.

Les conséquences positives de l’arbitrage interministériel sont multiples :

– L’architecture du dialogue social s’en trouvera grandement simplifiée puisque ne subsisteront que deux instances : le comité technique de proximité qui traitera toutes les questions générales relatives aux expatriés et aux recrutés locaux – y compris les questions d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail – et la CCL qui traitera des questions individuelles relatives aux recrutés locaux. Exit les « réunions conjointes », qui d’ailleurs n’étaient que rarement réunies depuis qu’elles avaient été instituées, au début du millénaire ;

– Les recrutés locaux bénéficieront d’un dialogue social institutionnalisé : alors que l’administration avait tout fait pour les exclure du dispositif réglementaire, en confiant leur sort à des « décisions » des chefs de poste, ces personnels sont reconnus comme des acteurs à part entière du dialogue social dans les postes ;

– Le seuil de 50 électeurs à partir duquel le scrutin s’effectue « sur liste » plutôt que « sur sigle » sera plus facilement atteint. Or la CFDT préfère ce mode de scrutin qui reflète l’implantation réelle des organisations syndicales sur le terrain tandis que le vote sur sigle aboutit trop souvent à des sièges non pourvus ou pourvus par voie de tirage au sort !

– Même si leurs métiers et leurs rémunérations diffèrent, expatriés et recrutés locaux font partie de la même communauté de travail. Ils partagent souvent les mêmes conditions de travail. Ils font face aux mêmes risques professionnels et leur temps de travail (horaire hebdomadaire et jours fériés) obéit fréquemment à la même « logique de site ». Il est donc naturel que leurs représentants se côtoient dans la même instance de dialogue social.

Les administrations n’auront plus le choix

Par ailleurs la RIM du 14 février a confirmé le caractère interministériel du projet de décret. « Les administrations n’auront plus le choix » précise la chef du bureau du dialogue social. Ceci signifie que les personnels civils de la défense, les personnels des missions économiques, des services des attachés de défense et des autres services extérieurs de l’Etat à l’étranger, qu’ils soient expatriés ou recrutés locaux, seront électeurs et éligibles en décembre 2014, lors de la désignation des représentants du personnels dans les comités techniques de proximité.

L’administration du MAE promet d’organiser prochainement une réunion de concertation pour tirer toutes les conclusions des arbitrages interministériels.

Commentaire : si la CFDT se réjouit évidemment d’avoir obtenu satisfaction, elle regrette que le MAE ait perdu deux ans, de tergiversations en volte-face. Désormais le calendrier est extrêmement serré et la précipitation n’est pas bonne conseillère, s’agissant d’un dispositif qui se veut pérenne.

Par ailleurs nous déplorons que les volontaires internationaux, qui eux aussi font partie de la communauté de travail, soient les grands oubliés du nouveau dispositif.

Un espace « Stéphane Hessel » sur le site de Convention

28 février 2014

Au début des années 70, Stéphane Hessel eut, avec d’autres diplomates, le courage de créer le syndicat CFDT du ministère des affaires étrangères, à une époque où l’action syndicale ne correspondait pas à la tradition du Quai. Mais Stéphane Hessel était avant tout un homme d’engagement. Dès 1940, il entra dans la Résistance et rejoignit le gouvernement de la France libre à Londres. Arrêté par la Gestapo à Paris en 1944, il résista à la torture et s’échappa deux fois du camp de Buchenwald où il avait été transféré.

Comme jeune diplomate, il comprit très tôt les impasses de la politique coloniale française et prit position contre la colonisation. Il découvrit alors l’Afrique, l’immigration, l’importance des questions de développement dans la relation Nord-Sud et préconisa à plusieurs reprises, sans être entendu, la création d’un véritable ministère du Développement.

Pour toutes ces raisons, la CFDT-MAE avait, peu après la disparition de Stéphane Hessel, souhaité que l’administration donne le nom de Stéphane Hessel à une salle d’un des sites parisiens. Nous sommes heureux que son choix se soit porté sur l’atrium du Centre de conférences ministériel du site de Convention, qui regroupe aujourd’hui l’ensemble des services hérités de l’ancienne Direction Générale des relations scientifiques, culturelles et techniques.

Nous vous invitons à venir nombreux le lundi 3 mars, à 17h, à l’atrium du CCM, pour honorer le diplomate engagé qu’était Stéphane Hessel.

Régime Indemnitaire tenant compte des Fonctions, des Sujétions, de l’Expertise et de l’Engagement Professionnel (RIFSEEP)

28 février 2014

7 février 2014

Cette réunion en visio-conférence avec Nantes est animée par la sous-directrice des politiques des ressources humaines RH1. La CFDT-MAE est représentée par Anne COLOMB et Denise DARIOSECQ.

Une mise en œuvre très progressive

Il est prévu qu’adhèrent, avant le 1^er janvier 2015, les corps d’adjoints de chancellerie, de secrétaires de chancellerie ainsi que les corps interministériels des assistants et conseillers techniques de service social. Puis, avant le 1^er juillet 2015, ce sera au tour des corps et emplois bénéficiant de la prime de fonction et de résultat (PFR) à savoir les secrétaires des affaires étrangères et les conseillers des affaires étrangères. Enfin, au plus tard le 1^er janvier 2017, la quasi-totalité des corps et emplois relevant de la loi du 11 janvier 1984 ; seront probablement concernés les corps de secrétaires et des attachés des systèmes d’information et de communication (ASIC et SESIC).

Le projet de décret est passé au Conseil Supérieur de la Fonction Publique de l’Etat le 6 novembre 2013. CFDT, CGT, CFTC, UNSA, FO, FSU et Solidaires se sont prononcés contre.

Le décret portant création du RIFSEEP dans la fonction publique de l’Etat, l’arrêté pris pour l’application de ce décret pour le corps des adjoints administratifs de chancellerie (l’administration n’exclut pas, par le même texte, de traiter aussi les adjoints techniques), et la circulaire d’application du dispositif ne sont pas encore publiés.

Le dispositif est proche de l’actuelle PFR

A la part « fonctionnelle » Indemnité de Fonctions, de Sujétions et d’Expertise (IFSE) pourra s’ajouter un Complément Indemnitaire Annuel (CIA). Cependant, dans la part IFSE, et c’est là l’innovation du dispositif, il sera tenu compte « de l’expérience professionnelle acquise par un agent. En d’autres termes, pour l’exercice des mêmes fonctions, il sera possible de faire varier l’IFSE.

Les ministères doivent adopter un Schéma Stratégique Indemnitaire (SSI), qui tiendra compte des dates prévisionnelles d’application à chaque corps du nouveau système et fixera un échéancier d’abrogation des textes relatifs aux indemnités qui seront fondues dans le RIFSEEP. Les ministères dresseront la liste des corps qui resteront hors champ du RIFSEEP, étant observé que les maintiens hors champ devront être dûment justifiés.

Pour chaque corps, il conviendra de définir des catégories de fonctions (2 pour les corps de catégorie C, 3 pour les corps de catégorie B, 4 ou 5 pour les corps de catégorie A), justifiées par des critères objectifs, tels l’encadrement, les sujétions ou la technicité, et qui pourront être complétés par d’autres critères. L’arrêté d’adhésion sera au fur et à mesure que des corps rejoindront le dispositif, actualisé pour tenir compte de ces nouvelles adhésions.

Le SSI sera présenté au comité technique ministériel (CTM) de mai ou de novembre/décembre 2014, ainsi que l’arrêté d’adhésion du MAE au dispositif. La cartographie (objective) des emplois est à établir, à commencer par la cartographie des emplois de catégorie C, au moins celle des adjoints administratifs de chancellerie et, si possible, celle des adjoints techniques de chancellerie.

Un dispositif rejeté par presque toutes les organisations syndicales

Pour les syndicats du MAE, dont les représentants nationaux sont signataires de la lettre du 28 janvier 2014 adressée à la ministre chargée de la fonction publique il est apparu à ce stade difficile d’entrer dans une discussion portant sur le document de séance, qui présentait les contours d’un projet de mise en application du dispositif pour les fonctionnaires appartenant aux corps de catégorie C, à savoir la répartition en deux groupes des fonctions qu’ils exercent.

Une circulaire-caoutchouc

Le projet de circulaire, qui laisse à chaque administration une grande marge de manœuvre pour ce qui est de la mise en place du dispositif, permet de faire tout et son contraire. On en retient en effet notamment que tout critère objectif peut en tant que de besoin être complété par un autre, sans que le grade serve de référence unique, mais sans que ce dernier soit cependant absent de la réflexion…si l’on en croit les extraits ci-après :

« L’article 2 du décret RIFSEEP pose le principe d’une reconnaissance indemnitaire axée sur l’appartenance à un groupe de fonctions. Pour chaque corps est ainsi déterminé un nombre limité de groupes de fonctions. Ceux-ci seront formellement déconnectés du grade. Toutefois l’emploi confié à un fonctionnaire doit correspondre au grade dont celui-ci est titulaire tandis que l’acquisition d’un grade supérieur permet d’accéder à des emplois sous-tendant des responsabilités accrues. Le grade ne sera donc pas absent des réflexions ministérielles visant à déterminer les groupes de fonctions. »

S’agissant des critères objectivés de répartition entre les différents groupes, il est question d’ « encadrement », de « coordination », de « pilotage » et de « conception », de « technicité », d’ « expertise », d’ « expérience ou de qualification nécessaire à l’exercice des fonctions », de « sujétions particulières et du degré d’exposition de certains types de poste au regard de leur environnement extérieur ou de proximité »…

Devant la perplexité que peut laisser à son lecteur l’examen de cette « circulaire-caoutchouc », la CFDT fait part à l’administration des réflexions qui s’inscrivent dans la continuité de ses observations formulées lors du CTM de novembre 2013. La CFDT demande des clarifications sur le taux réel de l’indemnité qui sera modulé, car si la circulaire annonce 25 % du plafond total du RIFSEEP pour les emplois supérieurs et les corps dits A plus, 15 % pour les corps et statuts d’emplois relevant de la catégorie A, 12 % pour ceux relevant de la catégorie B et 10 % pour ceux relevant de la catégorie C, ce taux de modulation pourra être en réalité supérieur si on y ajoute les montants modulables autres que ceux du complément indemnitaire annuel. Cela rendrait le nouveau dispositif au moins aussi critiquable que le système actuel et l’objectif annoncé de réduction de la partie modulable de la rémunération des fonctionnaires ne sera pas atteint.

Comme l’ont souligné également les autres organisations syndicales signataires de la lettre du 28 janvier 2014, compte tenu de l’hostilité générale à un dispositif peu lisible, il est urgent… d’attendre. Pour mémoire, la lettre intersyndicale du 28 janvier 2014 demande en effet à la ministre chargée de la fonction publique « de prendre les mesures nécessaires à la non publication du décret RIFSEEP et de surseoir aux travaux sur la mise en œuvre de ce nouveau régime indemnitaire, dans l’attente des discussions engagées dans le cadre de l’agenda social sur les parcours professionnels et les rémunérations. »

La question de l’articulation du RIFSEEP et de la nouvelle bonification indiciaire (NBI) est par ailleurs posée puisque la NBI, comme son nom l’indique, n’est pas une prime et ne peut être fondue dans le RIFSEEP.

L’administration indique à ce stade:

– que la part individuelle dans la part IFSE sera voulue minimaliste, et que le grade sera vraisemblablement le critère prédominant, car le moins sujet à l’arbitraire,

– que si le passage au RIFSEEP a un coût (le dispositif garantit qu’aucun agent ne pourra voir se réduire le montant des primes actuellement perçues hors versement annuel exceptionnel), ce dernier sera financé par le retour catégoriel.

L’administration est par ailleurs preneuse des positions des organisations syndicales sur l’articulation RIFSEEP/NBI et sur toute proposition.

Présentation du portail Diplomatie aux agents des centres d’archives et de documentation parisiens

25 février 2014

30 Janvier 2014

Deux mois après la présentation du portail Diplomatie aux organisations syndicales le directeur des systèmes d’information s’adresse aux agents des CAD. La CFDT est représentée par Jacqueline DESSALLES.

Qu’est-ce que Diplomatie ?

Le DSI rappelle que, né au printemps 2012, le projet modernise le traitement de la correspondance diplomatique, c’est-à-dire l’ensemble des échanges concourant à l’action extérieure de l’Etat, qu’elle émane du MAE ou des autres administrations. Elle comprend tous les flux échangés : TD, note diplomatique, courrier, courriels et aboutit à une unification des outils (Schuman, Archibal, Outlook, etc.) ce qui entraînera une grande simplification.

Schuman était initialement prévu pour cela mais s’est révélé insuffisant : problème de communication et de diffusion, d’ergonomie et d’adressage.

Dans Diplomatie l’impression papier est supprimée.

Le traitement des archives se fait en ligne : cotation, archivage, préparation de versement, etc. Diplomatie contient un module d’archivage complet et reprend le plan de classement utilisé par les agents des CAD.

Le travail va donc évoluer et sera plus en phase avec la numérisation. Un pôle a été créé pour savoir comment traiter l’ensemble des documents. A l’avenir les communautés des « archivistes » permettront des échanges, la valorisation du travail, et pourront même entraîner des modifications pour les CAD.

Calendrier

. Phase expérimentale à partir du 2 janvier 2014 : DSI, Cabinet du Ministre puis directions géographiques.
. 3 mars 2014 : Multilatéraux, New-York, Vienne…
. mars/avril : tous les postes européens,
. 1er juillet 2014 : fermeture de Schuman et d’Archibal, mise en place de Diplomatie.

Diplomatie c’est produire, diffuser et conserver de l’information et non du papier !

Diplomatie va :

– capturer les flux documentaires générés par Outlook, qui ne sont pas sécurisés, pour faire partager la richesse du contenu de ces e-mails,
– récupérer des documents sur Word, des notes et dépêches des postes,
– archiver et former une bibliothèque documentaire accessible à tous de type Google ; l’information est numérique ce qui entraîne une modernisation de l’outil de travail ;
– tout document produit est signé électroniquement, il est automatiquement traité et archivé par les agents du CAD, c’est un travail en ligne, le transfert des documents se fait de base à base ;
– conservation dématérialisée : le ratio entre le matériel et ce qui va être dématérialisé est de l’ordre de 70 %, mais dépendra des services concernés. Les CAD assureront l’information à long terme et resteront la base juridique de l’information.

Diplomatie entraîne un changement dans les méthodes de travail au MAE. Les documents sont produits et accessibles dans les groupes fonctionnels (organigramme de l’administration) et dans les communautés d’intérêt (services fonctionnels transversaux non hiérarchiques). Le partage du document est lié à l’étiquetage (exemple : écologie), les agents intéressés pourront accéder au document. Les rédacteurs rédigent directement sous format électronique, la valeur juridique du document sera matérialisée par son enregistrement ;

Les courriers internes et externes sont directement gérés dans Diplomatie, données et classement.

Dans 5 ans une structure permettra de conserver longtemps les documents dans un fonds électronique interministériel durable appelé VITAM.

L’enregistrement de la correspondance diplomatique (courriers formels, TD, note diplomatique, courriels) est automatisé :

Champs de Diplomatie

– Concerne toutes les annexes : notes verbales, éléments de langage sous Word, ces documents peuvent être saisis sous Word mais doivent être enregistrés dans Diplomatie ;
– Comprend un moteur de recherches intégré avec des résultats « plein texte » ;
– Comprend une fonction étiquetage, qui correspond à la diffusion pour le rédacteur ;
– Comprend une fonction indexage par le CAD (AD a été supprimé pour éviter des erreurs d’indexage) ;
– Comprend une fonction cotation, identique à Archibal (sélection dans le plan de classement) ; tous les dossiers sont classés dans le même plan de classement, la recherche basée sur la cote permettra de reconstituer l’ensemble du dossier du plan de classement ;
– Comprend un plan de classement directement importé d’Archibal ;
– Comprend une fonction post-it pour les annotations.

Une formation spécifique pour les CAD et un module « archives » sont mis en place. Une base-école existe, l’inscription se fait auprès de DSI.

Commentaire : si ce nouvel outil accompagne la modernisation nécessaire des communications du ministère, la CFDT a exprimé au dernier comité technique ministériel, et rappelé en CHSCT, qu’elle resterait vigilante pour que ce changement radical des méthodes de travail soit accompagné des précautions nécessaires à une bonne appropriation de l’outil par les agents.

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Contexte de la campagne d’évaluation 2014

Le formulaire FANEV 2014 est assez similaire au formulaire 2013

Réactions et propositions de la CFDT

Reste à préciser les modalités de prise en compte des réductions d’ancienneté pour les contractuels CDI

Flou sur les zonages

Manque de concertation

Flou aussi sur les temps de séjour réels

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